Gestion Administrativa Contable para Colegios

  Gestión Administrativa Contable para COLEGIOS.

Se gestiona con este módulo toda la administración contable de un Colegio en los niveles que se definan (preescolares, primaria, secundaria ) , se registran las inscripciones, datos de alumnos y familias,  cuenta corriente por familia, bonificaciones  por hermano, prefacturación, ingreso de gastos adiciones,  emisión mensual , cobranzas por caja o Bancos,   proyecciones en función de la facturación y cobranza, estado de situación.

Descripción ampliada de cada una de las opciones principales:

PRE-Facturación

• Alimentación  automática de la información a través de las inscripciones.
• Ingreso manual de otros gastos del alumno como por Ej. Comedor, Fotocopias Etc.(Planilla de PRE-Facturación)
• Vista de futura deuda de un alumno y/o familia
• Proyección General de una generación con resultado de Cobrado y pendiente
• Impresión de la información ordenada por  Familias, rubros, o fechas
• Rubro  (Totalizado)
• Fecha  (Sin Totalizar)

Emisión Mensual

• Individual:    Emisión de recibo de Pre-facturación seleccionando la Familia
• General:        Emisión de recibos  de todas las familias con gastos o servicios ingresados.
• Emisión por Curso /Nivel:   Emisión de recibos por nivel o por curso ordenado en forma alfabética.

 Cobranza

•  Manual: Realización de un recibo de Cobranza, mediante la selección de una Familia.
• Automática (Banco) : (depende del formato de cada Banco )
• Ver Cobranza: Visualización de la cobranza realizada, con la posibilidad de ingresar o eliminar recibos ( si la caja no fue cerrada)
• Ver Pendientes: Vista de la deuda actual de una Familia

Otras tareas que pueden realizarse desde la cobranza son:   Inscripción a Cursos o Actividades,     Adelanto de deudas,   Adición de gastos extras,  Reajustes por redondeo, Cálculo de Mora (según %).

Caja:

•  Caja del Día: Consulta o ingreso de comprobantes de Caja del día.
• Consultas a Caja  Totalizados por Rubro o Forma de Pago
• Cierre de Caja

Cuentas Contables:  Información de las cuentas registradas y/o ingreso de nuevas.

Rubros de Caja:  Serán aquellos que pertenecen al tipo varios y que podrán ser discriminados con IVA, para ser utilizados en los ingresos de comprobantes de caja.

Consultas

  Resumen mensual:

  Resumen de los resultados del mes, según generación y totalizado por cuenta contable, a su vez se podrá obtener en forma General o discriminado por Nivel (Jardín – Primaria – Secundaria),

•  Por Nivel y General

Consulta de Servicios:  Consulta por servicio y mes de un rubro determinado, obteniendo el resultado del total adeudado y el total  cobrado, discriminado por alumno. (Ideado especialmente para el pago de Actividades Extracurriculares)

Precios

Cambio de Precios: Aumento o Ajuste de cuotas y servicios de forma dinámica, podrá optarse por realizar un ajuste total (%) o individual.

Otras prestaciones de esta opción:

• Grabación de Precios anteriores en el Histórico
• Consultas al Histórico
• Recuperar Precios del Histórico
• Agregar o Modificar rubros
• Aplicar cambios de Precios actuales o prefijados a fecha futura.
•  Por: Por Rubro (club – Danza – JARD5 – etc.)
•         Por Tipo (Cuota – Deporte- Varios – etc.)
•         Por Nivel (Jardín – Primaria – etc.)

 

• Se contemplan los pagos realizados por adelantado considerando el ajuste mes a mes

 Consultas especiales

Consulta de valores posibles para una inscripción o reinscripción, pudiendo obtener un informe detallado considerando los diferentes rubros que participen, generando las posibles opciones.

Cursos / Inscripciones

•  Padrón de Cursos y Niveles
•  Visualización e ingreso de Niveles y Cursos dictados por el colegio.
•  Cursos / Generación / Materias
• Ingreso del calendario de actividades extracurriculares (primaria) / materias (Secundaria)
• Consta de una lista de materias asociadas al curso, la cual podrá contener el docente a cargo y los horarios y días de la semana que es dictado dicho curso.
• Este calendario de horario podrá ser impreso y entregado a cada alumno del curso.
• Registro de Inscripciones

Generaciones:    Visualización (o ingreso) de los cursos abiertos en la generación indicada con la posibilidad de ver la lista de inscriptos o realizar nuevas inscripciones y Vista de todos los alumnos registrados para la generación.

 Otras opciones: 

• Cambiar de Curso a un alumno
• Filtro por mes del Cumpleaños
•  Inscriptos desde cierta fecha
• Ficha Personal
• Ficha  por Curso
• Planillas de Asistencias o Actividades (Comedor – Paseos, club, etc.)
• Fichas Completas:  Impresión de las fichas personales con los datos completos del alumno y sus padres
• Rubros / Alumnos
• Vista de Cursos y/o actividades a las cuales está inscripto uno o los alumnos.
• Ingreso y Baja General de Servicios para uno o varios alumnos

Familias y Alumnos

•  Definición y Datos de Familia
•  Definición de los datos generales de las Familias.
•   Ingreso de hijos contemplando descuentos y horario a realizar.
•  Inscripción a cursos. (También disponible en registro de Inscripciones) se contemplan cuotas especiales (por ejemplo, personal del colegio o por pagos al contado)

 

Contratos:

Impresión de los contratos con todos los datos de la inscripción y el período.

Alumnos

Muestra resumida de los datos más relevantes del alumno, como ser teléfono, sociedad médica. Emergencia móvil etc., con la posibilidad de poder filtrar los alumnos inscriptos desde cierta fecha y/o listar sus fichas para el llenado del libro maestro de matrículas.

 

Cuentas Corrientes

• Cuentas Ctes por Familia y listado general de las Familias y deudas a la fecha indicada con último pago realizado y aviso de llamadas.
• Visualización de movimientos realizados en un período, tanto de cobranza como de deudas generadas.
• Posibilidad de llevar un registro de llamadas a deudores con registro de mensajes y próxima llamada a realizar.
• Cierre Mensual de Ctas Ctes
• Facturación en Cta. Cte:   Facturación real de un período incluyendo Notas de Crédito, con posible vista según rubro o cuenta contable.
• Cobranza en Cta.Cte:   Movimientos generados en cuenta corriente desde cobranza en un período determinado.
• Control de Cta. Cte./Saldos
• Análisis de la evolución de las Familias respecto a saldos – deudas – pagos – nuevo saldo de un período determinado.
• Cobranza en Cta.Cte.: Movimientos generados en cuenta corriente desde cobranza en u período determinado.
• Deuda por familia desglosada mes a mes con un máximo del período a consultar de 12 meses

Pasaje a inactividad de Alumnos

Visualización de alumnos en actividad que no se han inscripto para la generación indicada, se podrán seleccionar por lotes y realizar la baja de los mismos. (Se consideran los casos en que Las familias que no tengan hijos en actividad serán catalogadas como inactivas, siendo condición necesaria que el saldo de la misma sea 0)

 Ranking de Familias

Dada una generación y un período de tiempo se podrán visualizar las familias mejores pagadoras, o sea que abonaron la mensualidad en tiempo y forma (antes de 10 de cada mes) indicando cuales realizaron sus pagos al contado.

Padrones Grales.

• Locales: Registro de Locales del Colegio.
• Mutualistas: Emergencias Médicas
• Lugares de Pago (para Cobranza)
• Formas de Pago
• Rubros  Definición y visualización de Cuotas y Servicios.
• Tipos de Rubro:  Clasificación de los rubros por Ej. CUOTA MH, Deportes, etc.
• Materias / Actividades  Visualización o ingreso de actividades(primaria) o materias (secundaria)
• Contratos Tipo:  Textos que conforman cada parte del contrato entregado al momento de la inscripción, estos textos son modificables.
• Personal Docente y No docente
•  Padrón del Personal
• Histórico de Precios
• Consulta de Precios guardados en el histórico.

Seguridad y protección de la confidencialidad de la información

El módulo cuenta con claves de seguridad por usuario y tareas o actividades permitidas, llevando un registro histórico de auditoría de todas las operativas realizadas, lo cual asegura la privacidad de la información de la base de datos.